[Outlook]メールBOXがすぐ一杯になってしまうんですが。

質問
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会社のメールがすぐ制限容量になって、一杯になってしまいます。何かいい方法はないですか?

メールはサーバに保存するか、パソコンに保存するか設定できます。パソコンに保存すれば、制限容量にひっかからないようになります。

こすたん
こすたん

OutlookのメールBOXファイルについて

OutlookのメールBOXファイルには2種類あります。

  • ostファイル:メールの実体が、サーバに保存される
  • pstファイル:メールの実体が、パソコンに保存される

もう少し詳しく下の図で説明します。
メールが送られてきた場合、一度メールサーバで受信されます。

パソコンでその内容を読む場合、メールをすべてパソコンにダウンロードして保存するのか(PSTファイル)、サーバに残したままにするのか(OSTファイル)は、設定によって変わります。

OSTファイルの場合は、サーバに残り続けるのでいずれ制限容量に達して、メールBOXがいっぱいになります。

PSTファイルの場合は、サーバには残っていないのでメールBOXのサイズが増え続けるようなことはありません。

つまり、PSTファイルを使えばメールBOXのサイズを気にする必要はありません。

おすすめは、ostファイルとpstファイルの両方を使う設定

Outlookでは、ostファイルとpstファイルの両方を持つことができます。

私がおすすめするのは、両方のファイルを作っておく設定です

どのように使うのか?

  1. 通常時は、サーバ上にメールを保存(つまりostファイルを利用)
  2. メールBOXがいっぱいになったら、パソコンのメールBOX(つまりpstファイル)にメールを移動して、サーバ上のメールBOX容量を確保する

pstファイルのみにして、最初からパソコンのメールBOXに保存する方法もあります。でも、会社のメール環境ではサーバ上に残しておくことによるメリットがいくつかあります(ここでは詳細割愛。例えば、スマホからのメールアクセスも許可されている場合に便利)。

特に不便を感じない限り、この設定をおすすめします。

pstファイルの設定方法

通常、ostファイル(つまりサーバにメールを残す)は元から設定されています。

新たにpstファイルを自分で作成すれば、パソコン上にメールを保存できるようになります。

ここでは、pstファイルの設定方法を紹介します。

Outlookの「ファイル」メニューをクリック
「アカウント設定」をクリック
「データファイル」タブに移動して「追加」をクリック
ここでpstファイルの名前と場所を決定。フォルダを選んで、pstファイルの名前を入力する。
ここでは、Backupという名前で作成しました。
すると、Backupという項目が追加されます。

pstファイル設定後の使い方

上で設定したpstファイル、つまりBackupの中は空っぽで、自動でメールが入ってきたりすることもありません。

最初に書いた通り、サーバのメールBOXがいっぱいになったら、このpstファイルのほうにメールを移動します。

やり方は簡単です。

メールを選んでドラッグアンドドロップするだけです。

名前がostだのpstだの覚えにくいですが、要するにパソコンの中にメール用のフォルダを作って、そこに移動させることができますよ、ということです。

一度覚えてしまえばとても簡単ですので、ぜひ試してみてください。

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