[Outlook]メールの仕分けルールを設定したい

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質問
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メールを受信するフォルダを変更したいのですが、どうすればいいですか?

「仕分けルール」を活用すれば、好きなフォルダでメールを受信できます。

こすたん
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仕分けルールとは

Outlookの「仕分けルール」とは、メールの送受信などをしたときに指定したフォルダ等に振り分けを行うための設定です。

一度設定してしまえば、あとは自動で振り分けをしてくれるのでとても便利です。

仕分けルールの活用例

「仕分けルール」の使い方はさまざまです。

  • 会社などの「仕事」メールと、家族や友人との「プライベート」メールを別のフォルダに分けて管理
  • 重要な取引先だけ、特別なフォルダに振り分けて、他のメールに紛れて読み忘れたり、あるいは誤って一緒に削除してしまうようなことを防ぐ
  • 受信したメールをすぐにパソコンに取り込んで、サーバには残さないようにする(パソコン上の「受信箱」フォルダに取り込む)

特に最後の「メールをすぐにパソコンに取り込む」については、会社出よく使うことがあります。

サーバにメールを残したままだと、容量の制限があってすぐにいっぱいになります。

容量がいっぱいになるたびに、手作業でメールを移動させるのは大変です。

受信したらすぐにパソコンに取り込めば、手でメールを移動させることは必要なくなるので、手間を減らすことができて便利です。

仕分けルールの設定方法

実際の設定方法を説明します。

ここでは、受信したメールをすぐにパソコン内の受信フォルダに取り込むように設定します。

Outlookの[ホーム]メニューから[ルール]-[仕分けルールと通知の管理]をクリックする
new-move-rule(新しい仕分けルール)
「新しい仕分けルール」をクリックする
「受信メッセージにルールを適用する」を選んで、「次へ」をクリックする
[このコンピュータで送受信を行った場合のみ]を選んで、「次へ」をクリックする
上部のステップ1で[指定フォルダーへ移動する]を選び、ステップ2で「指定」のリンクをクリックする
受信したメールを保存したいフォルダを指定して[OK]をクリックする
必要な場合は「例外条件」を設定する。ここでは設定せず[次へ]をクリック。
仕分けルールの名前と、オプションを指定する。すでに受信済みのメールを仕分けすることもできる(画像参照)。

以上で仕分けルールの設定は完了です。

ここでは、仕分けルール設定によって、受信したメールがすべてパソコン上に自動で取り込まれるようになりました。

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